Cahier des charges GED ? • Un cahier des charges est un document qui formalise les éléments descriptifs, les processus et les fonctionnalités retenus pour un projet GED. • Un cahier des charges est indispensable pour deux raisons. • La première raison est que ce cahier des charges sera l’aboutissement d’une réflexion interne au sein d’un organisme entre les différents acteurs : les experts métiers concernés, les gestionnaires des documents, les informaticiens et le chef de projet GED. • La deuxième raison est que ce cahier des charges devient le document qui permettra aux concepteurs de la GED d’imaginer une solution et de la proposer à travers par exemple, une proposition commerciale et technique. • La rédaction d’un cahier des charges est l’aboutissement d’un travail préliminaire consistant à faire, entre autres, selon la taille du projet : – Une analyse de l’existant, – Une étude des besoins, – Une étude d’opportunité, – Une étude de risques,
Création d’un cahier des charges

Il devra contenir : – Les procédures à mettre en place au sein de l’organisme – Les fonctionnalités minimales requises pour la GED – Les fonctionnalités minimales requises pour nos logiciels de production – Un planning d’intervention – Un budget

Les procédures à mettre en place
– Comment on numérise ? Le client / le collaborateur / les 2 ? – Comment on intègre les pièces dans la GED ? – Quelles pièces sont intégrées ? – Définir une structure de dossier – Qui gère les droits d’accès ? – Qui crée les dossiers ? – Quels documents sont ouverts aux clients ou restent internes à l’organisme ?

Cahier des charges d’un projet GEDLa création d’un cahier des charges est la première étape dans la mise en œuvre d’un projet de GED. Le cahier des charges GED définit les exigences auxquelles la solution technique adoptée devra répondre. Il se compose de 4 parties : étude de l’existant, fonctionnalités attendues, contraintes de mise en œuvre, niveau de maintenance exigé.

Projet et existant

Types de documents

Les différents types de documents utilisés dans l’entreprise doivent être recensés dans le cahier des charges. Il faut considérer les points suivants :

  • quels types de fichiers doivent pouvoir être gérés :texte, images, audio, vidéo… ?
  • quels formats de fichiers sont employés : fichiers Microsoft Office, OpenOffice.org… ?
  • les contenus web doivent-ils être pris en compte ?

Volumétrie

La volumétrie des documents traités permettra d’évaluer les ressources techniques nécessaires pour éviter les surcharges :

  • l’espace disque prévu doit être suffisant et prendre en compte l’évolution future des besoins,
  • il doit en être de même pour l’espace de sauvegardes,
  • le dimensionnement du réseau doit être adapté au trafic prévu entre le serveur de GED et le réseau de l’entreprise.

Utilisateurs

La solution doit être adaptée au nombre prévu d’utilisateurs. Dans le cas d’utilisateurs peu habitués à l’outil informatique, une attention toute particulière sera portée à l’ergonomie et à la simplicité du produit choisi. Les différents niveaux d’autorisation nécessaires peuvent aussi être définis dans cette partie.

Contraintes techniques

Sans rentrer dans les spécificités techniques de la mise en œuvre de la solution de GED, certaines contraintes techniques peuvent faire partie du cahier des charges.
Le système d’exploitation hôte (Windows, Mac OS X, Linux) et l’architecture (32 ou 64 bits) peuvent avoir une influence sur la solution qui sera choisie.
D’autres contraintes liées à l’infrastructure de l’entreprise et à son réseau peuvent également avoir une pertinence dans le cahier des charges. On peut aussi y lister les exigences d’interopérabilité ou d’intégration avec certaines applications déjà en place.

Principales fonctionnalités attendues

Une fois l’existant établi, il faut définir les fonctionnalités attendues du système de GED. Il s’agit de recenser ce que l’entreprise attend sur les fonctionnalités suivantes :

  • collaboration,
  • workflows,
  • acquisition des documents,
  • gestion du contenu web
  • intégration avec les outils existants (en particulier bureautique),
  • indexation,
  • recherche,
  • interface,

  • Plus le cahier des charges est précis, plus il est facile de qualifier ou d’éliminer les diverses solutions du marché.

Mise en œuvre

Le prestataire doit répondre à un certain nombre d’attentes lors de la phase de mise en œuvre de la GED :

  • installation,
  • configuration,
  • formations,
  • évolutions,
  • maintenance.
    La mise en œuvre peut contenir une évaluation des différentes phases du déploiement.

Maintenance

Le type de contrat de maintenance souhaité fait également partie du cahier des charges. Il indique, comme pour la mise en œuvre, les tâches que doit pouvoir effectuer le prestataire ou l’équipe chargée du déploiement :

  • application des correctifs,
  • mises à jour,
  • assistance et niveau d’assistance.

 

Compétences mises en oeuvre : A1.1.1 : Analyse du cahier des charges d’un service à produire

A1.1.3 : Étude des exigences liées à la qualité attendue d’un service

A1.2.2 : Rédaction des spécifications techniques de la solution retenue

A1.2.3 : Évaluation des risques liés à l’utilisation d’un service

A1.2.4 : Détermination des tests nécessaires à la validation d’un service

A1.3.1 : Test d’intégration et d’acceptation d’un service

A1.3.4 : Déploiement d’un service

A2.1.1 : Accompagnement des utilisateurs dans la prise en main d’un service

A2.1.2 : Évaluation et maintien de la qualité d’un service

A3.3.1 : Administration sur site ou à distance des éléments d’un réseau, de serveurs, …

A3.3.3 , Gestion des identités et des habilitations

A4.1.2 : Conception ou adaptation de l’interface utilisateur d’une solution applicative

A4.1.7 , Développement, utilisation ou adaptation de composants logiciels

A4.1.8 : Réalisation des tests nécessaires à la validation d’éléments adaptés ou développés

A4.1.9 : Rédaction d’une documentation technique

A5.2.4 , Étude d˜une technologie, d’un composant, d’un outil ou d’une méthode

 

 

MISE EN ŒUVRE AVEC SQLI D’UNE SOLUTION DE GED PERFORMANTE, INTERFACÉE AVEC LE SI DE SMATIS POUR LA DÉMATÉRIALISATION DES COURRIERS ET L’ENSEMBLE DES FLUX DOCUMENTAIRES

Des enjeux structurants pour la DSI et pour la relation adhérent

Fidèle à l’une de ses valeurs fondatrices, la proximité avec ses 250 000 adhérents, SMATIS a souhaité recentrer ses gestionnaires sur des activités à forte valeur ajoutée – conseil, information, accompagnement, prospection – en les dotant d’une solution de GED ergonomique, leur permettant de gérer plus efficacement l’acquisition, le stockage et la traçabilité des informations entrantes et sortantes (courriers, mails,…) : chaque jour, de 5 000 à 7 000 documents doivent être traités et intégrés dans l’outil : relevés de prestations, cartes d’adhérent, courrier de modifications de contrat, de couverture, décomptes de sécurité sociale, etc.

Pour répondre à ses enjeux technologiques et fonctionnels stratégiques, SMATIS a misé sur une collaboration avec SQLI pour son expertise de l’outil Open Source Alfresco, sa capacité d’accompagnement métier et sa méthodologie Agile, parfaitement en phase avec les habitudes de la DSI de SMATIS.

Un projet mené en 4 mois

Dans le cadre d’une démarche Agile avec la Direction du Système d’Information, impliquant également fortement les utilisateurs finaux, SQLI a en premier lieu réalisé un prototype, pour une maîtrise totale de l’intégration de la plate-forme de GED dans le SI et une meilleure adéquation de la solution finale avec les besoins fonctionnels et exigences des utilisateurs.
Au travers de sprints rapprochés et à forte valeur ajoutée, les utilisateurs ont bénéficié d’une plate-forme de test évoluant au rythme de leurs attentes et permettant ainsi d’ajuster au plus près une version de production.

Ainsi, en 4 mois, et dans une relation de partenariat forte, SMATIS et SQLI ont mis en œuvre une solution performante et flexible, entièrement interfacée avec les outils existants (ex. CRM), permettant de :

• S’interfacer avec les outils d’acquisition Kodak sans modification des structures d’échanges existantes ;
• Mettre à disposition un outil de qualification simple, paramétrable et adapté au besoin de réactivité de SMATIS ;
• Migrer rapidement plus d’un million de documents existants ;
• Simplifier et accélérer l’intégration, le stockage, le référencement et la recherche d’un volume très importants de documents ;
• Offrir aux utilisateurs finaux des interfaces riches, ergonomiques et innovantes au travers d’une GRC full Web ;
• Créer et gérer de façon dynamique des actions associées aux différents types de documents via un workflow ;
• Centraliser l’ensemble de la documentation sur une même plate-forme sécurisée et accessible à distance via le Web
• Supporter la connexion simultanée de 200 utilisateurs sans dégradation des performances.
Dans le cadre du projet, SQLI assure également la maintenance corrective et évolutive de cette plate-forme.
Le choix d’Alfresco
Dans le cadre de son appel d’offre, SMATIS souhaitait obtenir une réponse conforme à sa stratégie technique :
• Portabilité sur l’ensemble des navigateurs ;
• Simplification de la mise en place et facilité de déploiement et d’extension
• Interfaçage total avec les applications de SMATIS : outil de gestion contrat, outil de gestion clientèle…
• Extension à la mise en place d’une GED Collaborative

Des bénéfices réels et mesurables

La solution mise en place remporte aujourd’hui l’adhésion de l’ensemble des utilisateurs, pour les multiples bénéfices qu’elle apporte, parmi lesquels :

• Une appropriation immédiate de l’outil grâce aux interfaces simples et conviviales ;
• Une productivité renforcée des gestionnaires SMATIS liée notamment aux innovations ergonomiques : une diminution de 30 à 40% du temps d’enregistrement d’un document et de création d’actions (grâce à l’interaction totale avec la GRC) ;
• Un gain de temps incontestable en termes de circulation de documents (SMATIS dispose de 18 agences en France) ;
• Une amélioration significative de la qualité des données : pas de perte d’information, une meilleure qualification des documents (une centaine de types de qualification aujourd’hui vs une douzaine auparavant) ;
• Une réduction des coûts et des temps de formation, suppression des coûts de licences ;
• Un pas de plus vers le « 0 papier » en phase avec les valeurs d’entreprise responsable de SMATIS.
• Une intégration totale dans son SI : solution Open Source sur une base MySQL

Pierre Fruchard, Responsable SI – Pôle Fonctionnel de SMATIS, précise : « Face à la forte croissance de la volumétrie des documents à traiter et la nécessité d’accélérer nos flux d’échanges, nous devions impérativement intégrer dans notre SI une solution robuste, évolutive et très performante en termes de productivité mais également de qualité des données référencées. SQLI a parfaitement compris nos enjeux et su mettre en œuvre une solution répondant pleinement à nos exigences fonctionnelles et contraintes techniques dans un délai très court. Nos équipes se sont immédiatement approprié l’outil et aujourd’hui, des gains de productivité significatifs ont été observés. Nous allons donc poursuivre notre partenariat avec SQLI en 2011 vers une GED collaborative étendue à l’ensemble des documents internes à l’entreprise… »

Des évolutions d’ores et déjà programmées

Dans une volonté d’amélioration permanente, SMATIS prévoit de faire évoluer régulièrement sa plate-forme de GED. Dès janvier 2011, le périmètre de la dématérialisation des documents sera complété des flux de facturation (décompte, factures de prestations, …) mais aussi une GED collaborative d’entreprise pour échanger de la documentation, des documents projets en s’affranchissant du lieu (dématérialisation des postes, portabilité) et des technologies (iPad/iPhone, Chrome/Alfresco/IE,…).

De plus, dans le courant de l’année 2011, SMATIS ouvrira cet espace pour mettre à disposition de chacun de ses adhérents, l’ensemble des documents qui le concernent ; un autre regard sur la relation client…
A propos de SMATIS : Depuis sa création, la Mutuelle Smatis France s’est toujours engagée pour garantir à chacun une protection de santé efficace et accessible à tous. Après plus de 60 ans d’existence, Smatis France, toujours respectueuse de la confiance de ses adhérents, se positionne aujourd’hui en tant que Mutuelle Responsable, parmi les premières mutuelles de France. Smatis France affirme sa détermination à offrir des garanties et des services qui vont dans le sens des intérêts de tous : complémentaire santé, prévoyance, prévention. Smatis France est adhérente à la Mutualité Française. Elle est régie par le Code de la Mutualité. Smatis France en chiffres : 250000 adhérents, 18 agences en France pour un service de proximité et de qualité, 1200 correspondants, des conventions de tiers payants signées avec plus de110000 professionnels de santé, 6 millions d’actes médicaux remboursés par an.

 

 

Ceci consiste en des analyses approfondies de l’environnement documentaire de l’organisme et de ses procédures internes exigeant la circulation de certains documents. Ces analyses permettront par la suite de proposer les solutions les mieux adaptées dans le but de concevoir des outils pour la dématérialisation des documents et des processus métiers tout en tenant compte des contraintes techniques et fonctionnelles.

Nos services de conseil aideront les organismes à optimiser et améliorer d’une manière transparente l’intégration de la gestion électronique de documents dans des applications adaptées à leur métier.

Pour ce faire, nos consultants se basent sur la qualification des besoins, les choix techniques et fonctionnels et la gestion des évolutions.

A travers nos experts en Records Management, nous menons des missions de diagnostic de vos archives, d’en examiner la politique d’archivage, et de proposer un roadmap pour en corriger les défaillances et les aligner aux bonnes pratiques et aux normes du métier (libérer de l’espace de stockage, retrouver facilement et rapidement les documents, mettre au point un plan futur pour éviter les problèmes présents, etc.).

Nos consultants se basent dans ces missions de conseil sur les normes internationales de Records Management et fourniront les recommandations nécessaires pour vous accompagner la mise à niveau de votre gestion des archives:

  • Mise en place d’outils archivistiques (plan de classement, répertoire de dossiers types et calendrier de conservation)
  • Mise en route d’une mission d’assainissement des archives prescrits légalement
  • Mise en place d’un plan d’action pour la dématérialisation de la gestion des archives à travers les systèmes de gestion électronique de documents et des archives physiques.

 

A LIRE

http://www.starxpert.fr/PDF/10_cas_usage_alfresco.pdf